Znajdujesz się w: Strona główna > Pracownicy > Zamówienia sprzętu
Zamówienia sprzętu
Planowanie zamówień
Planowaniem zamówień publicznych na Wydziale Nauk Społecznych zajmuje się Sekcja Informatyczna. Przed dokonaniem zamówienia należy zgłosić ilość i kategorie sprzętu do planu zamówień publicznych na dany rok.
Zamówienia odbywają się 4 razy w roku. Zamówienia należy zgłaszać do 10 dnia miesiąca w którym odbywa się zamówienie, zamówienia po tym terminie są przenoszone na kolejny kwartał.
Procedura wstępna
Przy składaniu zamówienia potrzebne będą następujące informacje:
- kopia umowy grantu,
- kopia kosztorysu grantu,
- numer grantu,
- numer umowy grantu.
- pieczątka kierownika grantu.
Dokumenty wymagane
W zależności od specyfiki zamówienia wymagane dokumenty do jego realizacji:
- zamówienie Załącznik nr 1 lub załącznik nr 1a
- wniosek o wszczęcie postępowania Załącznik nr 2
- umowa dostawy/usługi (umowa musi być zatwierdzona przez biuro radców prawnych)
- kopia kosztorysu
- kopia umowy
- potwierdzenie numeru grantu i dostępnych środków
Komplet dokumentów wymaganych podpisany przez Kierownika projektu i Dziekana WNS dostarczamy do sekcji informatycznej celem przygotowania opisu technicznego.
Zamówienie
Zamówienia o wartości poniżej 5 000 zł udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku.
- Zamówienia o wartości od 5 000 zł do 50 000 zł udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej wskutek zapytania ofertowego.
- Zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł do 30 000 euro udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej wskutek zapytania ofertowego.
- Zamówienia o wartości przekraczającej 30 000 euro są realizowane zgodnie z UPZP.
Zapytanie cenowe (wycena)
Sekcja informatyczna występuje z zapytaniem cenowym w celu wyceny sprzętu i zbadania średnich cen rynkowych jak i dostępności.
Zapytanie ofertowe < 30 000 euro
Sekcja Informatyczna wysyła zapytanie ofertowe do min. 2 firm, jeśli kwota zamówienia w planie zamówień publicznych nie przekracza wyrażonych w złotych równowartości 30 tys. Euro.
Zlecenie realizacji
Po wyborze najkorzystniejszej oferty załącznik nr 3, której dokonuje sekcja informacyjna, a zatwierdza Dziekan WNS, następuje zlecenie zamówienia załącznik nr 4.
Rozliczenie zlecenia
Po dostarczeniu sprzętu, w terminie do 14 dni, grantobiorca otrzyma informację o sprzęcie gotowym do odbioru. Sprzęt zostanie wydany po prawidłowym rozliczeniu faktury przez grantobiorcę.
Potwierdzeniem dostarczenia sprzętu do sekcji informatycznej jest protokół załącznik nr 5.
Faktura
Elementy które muszą znaleźć się na fakturze:
- opis kosztorysowy
- numer umowy grantu
- numer grantu
- informacja o trybie zamówienia
- podpis i pieczątka kierownika projektu
- podpis Dziekana WNS oraz pełnomocnika
Rozliczenie po grancie
- Po upływie grantu sprzęt należy zwrócić do Sekcji Informatycznej w terminie 14 dni. W przypadku braku zwrotu sprzętu pracownik zostanie wezwany do jego zwrotu. Jeśli tego nie zrobi zostanie obciążony kosztami zakupu zastępczego sprzętu.
- Sprzęt przyjmuje się na podstawie protokołu odbioru załącznik nr 6.
- W przypadku stwierdzenia zniszczenia sprzętu przez pracownika obciąża się go kosztami przywrócenia sprawności sprzętu.
